Digitale Rechnungseingangs-Verarbeitung

Online mit Anwenderbericht stellte Christoph Wittkamp, Head of Finance bei Sauels, gemeinsam mit Alexander Kropp von CargoSoft die Lösung am 11. Februar 2022 vor. Die Präsentation als PDF stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung (klicken Sie einfach auf die Grafik). Das Video dazu finden Sie nun unter CargoSoft – Eingangsrechnungen mit DocThor – Praxisbeispiel Sauels Logistics.

Den Prozess der transportbezogenen Eingangsrechnungs-Bearbeitung hat die Sauels Logistics Services GmbH & Co. KG aus Nettetal mit unserer IT-Lösung digitalisiert. Über seine Erfahrungen mit dem Projekt hat Prokurist Jochen Schellekens, Leitung Air & Ocean bei Sauels, berichtet. Den Erfolg kann er beziffern: „Die Zeitersparnis beträgt etwa fünf Minuten pro Rechnung.“

Täglich gehen etwa 40 Rechnungen in der Sparte Luft- und Seefracht auf unterschiedlichen Kanälen bei Sauels ein. Zunächst wurden im ersten Schritt die Daten, z.B. Rechnungsnummer und Betrag, manuell erfasst, die gebildete Rückstellung kontrolliert und aufgelöst. Anschließend benötigte die Buchhaltung die Rechnung in Papierform für einen Gegencheck und zur Hinterlegung in das Dokumenten-Management-System DATEV.

Das nun eingesetzte Tool setzt bereits zu Beginn des Prozesses an. Zunächst werden die Rechnungen per E-Mail versendet. Danach extrahiert die Dokumenten-Erkennung aus dem Anhang alle relevanten Daten. Anschließend wird der daraus erzeugte Datensatz in CargoSoft konvertiert. Dort erfolgt dann die Kontrolle der Rückstellung, die Buchung, die Weitergabe an DATEV und die Archivierung in der eAkte komplett digitalisiert. Lesen Sie dazu auch den Anwenderbericht.