Pro Rechnung etwa fünf Minuten Zeitersparnis!
Digitalisierte Rechnungseingangsverarbeitung bei Gate 41
Firmenhistorie
GATE 41 Logistics GmbH & Co. KG: 2022
Sauels Logistics Services GmbH & Co.KG: 2014
Mutterunternehmen Gebrüder Sauels GmbH & Co.KG: 1928
Hauptsitz: Nettetal
Mitarbeiter: 35
Leistungsspektrum:
Logistikmanufaktur für Luft- und Seefracht, Distributionslogistik, Zolldienstleistungen, Import und Export, LKW-Transporte (auch Road/Rail-Verkehr).
Schwerpunkte:
Distributionslogistik für Industrie- und Handelsunternehmen, prozess- und kundenoptimiert auf die jeweilige Anforderung zugeschnitten.
Die Ausgangssituation
Die GATE 41 Logistics GmbH & Co. KG (ehem. Sauels Logistics Services GmbH & Co.KG) aus Nettetal ist auf internationale Distributionslogistik spezialisiert und benötigt mehr Zeit für das eigentliche Speditionsgeschäft. Den Grund nennt Jochen Schellekens, Geschäftsleitung Air & Ocean: „Seit etwa einem Jahr registrieren wir ein starkes Mengenwachstum im Luft- und Seefrachtbereich, mit dem wir operativ Schritt halten müssen. Dieses können wir nicht allein mit der Einstellung neuer Mitarbeiter bewältigen.“
So war für den innovativen Logistiker schnell klar, die digitalen Möglichkeiten im Bereich Administration noch stärker zu nutzen, um sich noch besser auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
Das Projekt
Als zu optimierender Bereich wurde der Prozess der Eingangsrechnungen identifiziert. Täglich gehen etwa 40 Eingangsrechnungen in der Sparte Luft- und Seefracht auf unterschiedlichen Kanälen (Post, Fax, E-Mail) ein.
Bisher wurden im ersten Schritt im Rechnungseingang die Daten, beispielsweise Rechnungsnummer und Betrag, manuell erfasst, die gebildete Rückstellung kontrolliert und aufgelöst.
Im zweiten Schritt benötigte die Buchhaltung die Rechnung in Papierform für einen Gegencheck und zur Hinterlegung in das Dokumentenmanagementsystem DATEV.
Die Lösung
Der ganzheitlich digitale Ansatz des Bremer Softwaredienstleister CargoSoft hat Gate 41 überzeugt. Das Tool setzt bereits zu Beginn des Prozesses an. Optimalerweise werden die Rechnungen dazu ausschließlich per Mail an eine eigene Adresse mit einem fest definierten Betreff versendet.
Die Dokumentenerkennung extrahiert aus dem Anhang alle relevanten Daten wie Positionen, Kreditoren, Referenzen und Beträge. Anschließend wird der erzeugte Datensatz inklusive PDF-Beleg in die Speditionssoftware CargoSoft konvertiert. „Dort erfolgt die Kontrolle der Rückstellung, die Buchung, die Weitergabe an DATEV und die Archivierung in der eAkte komplett digitalisiert.“, bestätigt Schellekens.
Die Umsetzung ist unkompliziert: Schon nach dem ersten Monat erstellt er 50 Prozent aller transportbezogenen Eingangsrechnungen mit der IT-Lösung. Die Zeitersparnis beziffert Jochen Schellekens mit etwa fünf Minuten pro Rechnung.
Besonders gut kommt auch der automatisierte Abgleich der Rückstellung an. Nur noch bei einer Abweichung bekommt der Sachbearbeiter den Vorgang auf den Tisch.
Ausblick
Das nächste Ziel des Unternehmens ist es, etwa 70 bis 80 Prozent der Rechnungen zu digitalisieren. „Dann stehen etwa zwei bis drei Stunden täglich mehr Zeit für das Kerngeschäft zur Verfügung!“, freut sich das Air & Ocean-Team von Gate 41.